مقدمه
ویروس کرونا ماه‌هاست که در سراسر دنیا در حال انتشار است و زندگی میلیون‌ها نفر را تهدید می‌کند. درشرایطی که نشانی از بهبود اوضاع دیده نمی‌شود، بسیاری از شرکت‌ها کارهای خود را با دورکاری پیش می‌برند. حضور و غیاب کارکنان بیش از پیش مهم می نماید. کارمندانی که در منزل کار می‌کنند، نیاز به سیستمی برای هماهنگی بیشتر و اداره امور دارند؛ این هماهنگی‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای ارتباطی و سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین امکان‌پذیر است. هدف از این مقاله آگاهی کاربران نسبت به مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حضور غیاب آنلاین است:
ثبت دستی حضورو غیاب کارمندان همراه با اشتباهاتی همراه است که در نهایت منجر به محاسبه نادرست دستمزدها و سایر موارد است . بنابراین محبوبیت نرم‌افزارهای هوشمند حضور و غیاب روز به روز در حال افزایش است. در وضعیت بحرانی کنونی و با آغاز طرح فاصله‌گذاری اجتماعی، استفاده از نرم‌افزار حضور غیاب گسترش یافت. در واقع با استفاده از این نرم‌افزارها کنترل گروه ساده‌تر و خطاهای انسانی کاهش می‌یابد.
هرچه تعداد کارمندان فعال و حاضر در یک شرکت بیشتر باشد، کنترل آنان سخت‌تر خواهد بود. سیستم‌های حضورغیاب دستی برای کسب‌وکارهای کوچک ممکن است مشکلی ایجاد نکند؛ اما در ابعاد گسترده‌تر، مدیریت داده‌ها، سخت، زمان‌گیر و با خطاهای زیادی همراه خواهد بود. با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین برای این شرکت‌ها ثبت و پردازش عملکرد کارکنان به سادگی انجام می‌شود.
- نظارت بر ساعات فعالیت کارمندان
نظارت بر عملکرد نیروی دورکار به مراتب سخت‌تر است؛ شما در جایگاه یک مدیر نمی‌دانید کارمند شما در حال چرت زدن است یا سرگرم کار است. کنترل کارمندان با پیام‌رسان‌هایی همانند WhatsApp هم دشوار است. بنابراین راه حل مناسب برای این شرایط، استفاده از یک برنامه حضور و غیاب آنلاین است. با استفاده از چنین سامانه‌ای می‌توان مباحثی همچون حضور کارمندان، اضافه‌کاری و مرخصی استعلاجی را به راحتی مدیریت کرد.
- اطلاع از محل حضور کارمندان
مسلما سیستم GPS برای ردیابی کارمندان و اطلاع از موقعیت مکانی آنها الزامی است. این قابلیت کارمندان را برای انجام وظایفی که عهده دارند، متمرکزتر می‌کند و امکان نظارت و کنترل بیشتری برای مدیران فراهم می‌کند. به این ترتیب که زمانی که کارمند حضور خود را ثبت نماید، سیستم موقعیت‌یابی فعال می‌شود.
کارمندانی که از نرم‌افزارهای حضور غیاب آنلاین استفاده می‌کنند، می‌توانند بدون مراجعه به مدیریت منابع انسانی از وضعیت مرخصی خود مطلع شوند. کلیه‌ی اطلاعاتی نظیر وضعیت مرخصی، پاداش، اضافه‌کار و حقوق کارمندان در پنل کاربری آنها قابل مشاهده است. با این روش هیچ یک از اطلاعات کارمندان از بین نمیرود و یا حتی گم و یا پاک نمی‌شود.
- قابلیت انعطاف‌پذیری گسترده
امروزه پیشرفت‌های گسترده‌ی تکنولوژی امکان جذب کارمندانی از هر نقطه‌ی دنیا را فراهم ساخته است. مدیران و صاحبان کسبوکار می‌توانند با استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین به سادگی عملکرد کارمندان خود را از اداره، خانه یا هر مکان دیگری کنترل کنند.
کلام آخر
این نکته قابل تامل است که مدیریت یک کسبوکار تا چه اندازه می‌تواند مشکل و همراه با پیچیدگی باشد. داشتن یک تجارت موفق و پیروزی بر رقبا در دنیای امروزی نیازمند تلاش و خلاقیت روز به روز است. فراگیر شدن ویروس کرونا وضعیتی حاد و غیرقابل پیش‌بینی بود که بسیاری از مشاغل و کسب‌و‌کارها را تحت تاثیر قرارداده‌است؛ در طول این زمان کسب‌وکارهای بسیاری آسیب دیده و بسیاری شغل خود را از دست داده‌اند؛ هوشمندی مدیران ارشد یک سازمان در چنین وضعیتی آینده‌ی مشاغل و کارمندان را تعیین می‌کند. در شرایطی که کارمندان ناچار به انجام مسئولیت‌های خود در منزل و از راه دور شده‌اند، می‌توانید با نصب نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین، کنترل اوضاع را به دست بگیرید. تنها کافیست کلیه‌ی اعضای گروه نرم‌افزار مربوطه را نصب نمایند و کار خود را به کمک اتوماسیون‌های اداری پیش ببرند. با این روش امور داخلی سازمانها نظم و انسجام قابل تاملی پیدا خواهدکرد.
منابع:
- https://www.hashmicro.com/blog/5-benefits-of-using-online-attendance-application/
- https://blog.greythr.com/10-advantages-of-using-an-attendance-management-system
- https://mitrefinch.com/blog/key-benefits-electronic-attendance-management-system/
- https://zistemo.com/blog/time-and-attendance-software/
تماس مستقیم
