نرم افزار حضور و غیاب ، آن دسته از نرم افزارهایی هستند که در دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده می‌شوند. هر کدام از این نرم افزارها دارای قابلیت‌های منحصر به فردی هستند که شما می‌توانید با توجه به ویژگی‌هایی که مدنظرتان دارید، یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. در این مطلب از وب‌سایت طرح و پردازش غدیر قصد داریم تا به بررسی و مزایای نرم افزارهای حضور و غیاب بپردازیم؛ پس با ما همراه باشید.
اکثر نرم افزارهای تحت ویندوز به چند بخش مختلف تقسیم‌بندی می‌شوند. در یک بخش، اطلاعات اولیه سازمان مانند اطلاعات فردی کارمندان، شیفت‌ها و گروه‌های کاری ثبت می‌شوند و در بخش دیگر نرم افزار امکان ویرایش و ذخیره اطلاعات هنگامی که قصد دارید آن‌ها را در یک بانک اطلاعاتی دیگر ذخیره کنید، وجود دارد. همچنین به کمک این نرم افزار می‌توانید ساعات کاری، مرخصی‌ها، اضافه کاری‌ها و مأموریت‌های کارمندانتان را مدیریت کنید. نرم افزار حضور و غیاب دارای ویژگی‌های مختلفی است که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.
1.محیط کاربری ساده
نرم افزارهای حضور و غیاب باید دارای محیط کاربری ساده‌ای باشند تا افراد مختلف بتوانند به راحتی و بدون نیاز به دانش کامپیوتری خاصی از آن‌ها استفاده کنند. اکثر نرم افزارهای حضور و غیابی که در کشور وجود دارند از زبان فارسی پشتیبانی می‌کنند؛ بنابراین شما می‌توانید بدون هیچ گونه مشکلی از آن‌ها استفاده کنید. همچنین منوی نرم افزارهای حضور و غیاب باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که به راحتی بتوان به بخش‌های مختلف نرم افزار دسترسی پیدا کرد.
2.ثبت اطلاعات کارکنان و امکان ویرایش آن‌ها
در این نرم افزارها بخشی برای ورود اطلاعات کارمندان در نظر گرفته شده است که شما می‌توانید به راحتی اطلاعات فردی کارمندانتان را در آن ثبت کنید. همچنین در صورت نیاز امکان ویرایش این اطلاعات نیز وجود دارد. مشخصات کارمندان شامل نام و نام خانوادگی، جنسیت، شماره ملی، شماره کارت ورود و خروج و مواردی از این قبیل می‌باشد.
3.تعریف تقویم کاری کارمندان
برنامه حضور کارمندان در برخی از شرکت‌ها ممکن است متفاوت باشد؛ به همین دلیل در نرم افزارهای حضور و غیاب بخشی را برای تعریف تقویم کاری کارمندان در نظر گرفته‌اند. در این بخش مدیران می‌توانند روزها و ساعت‌هایی را که کارمندان باید در اداره حضور داشته باشند را ثبت کنند.
4.ثبت تعطیلات
در نرم افزارهای حضور و غیاب می‌توان به راحتی تعطیلات تقویم رسمی کشور را وارد کرد. همچنین برخی از شرکت‌ها به صورت توافقی به برخی از کارمندانشان اجازه می‌دهند که بدون حضور در محل کار وظایف خود را انجام دهند به همین دلیل وجود بخشی برای وارد کردن تعطیلات رسمی و یا توافقی در نرم افزارهای حضور و غیاب بسیار مهم است.
5.تعریف شیفت‌های روزانه
در این قسمت از نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز می‌توان روزانه یک برنامه جدا برای کارمندان بخش‌های مختلف تعریف کرد. این قابلیت برای مدیران کارگاه‌ها و کارخانه‌ها می‌تواند بسیار مفید باشد؛ زیرا برخی از کارکنان آن‌ها در شیفت روز و برخی در شیفت شب فعالیت می‌کنند.
6.ثبت مرخصی و اضافه کاری به صورت روزانه یا ساعتی
یک نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز استاندارد باید دارای منوهای مختلفی باشد که به راحتی بتوان برنامه‌های متعددی را در آن برای ساعات حضور کارمندان تعریف کرد. این قابلیت زمانی اهمیت پیدا می‌کند که تعداد کارمندان شما بسیار زیاد باشد. به همین دلیل وجود بخشی برای ثبت مرخصی‌ها و اضافه کاری کارمندان جهت مدیریت و نظارت دقیق بر تردد آن‌ها ضروری است. همچنین شما می‌توانید در بازه‌های زمانی مختلفی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارمندانتان را در داخل حافظه‌های جانبی مانند هارد یا فلش مموری ذخیره کنید تا این اطلاعات در صورت بروز هر گونه ایراد احتمالی در عملکرد دستگاه از بین نرود.
7.ویرایش اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان
مدیران شرکت‌ها می‌توانند به راحتی در هر زمانی به اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارمندان به وسیله دستگاه دسترسی داشته باشند و در صورت لزوم آن‌ها را ویرایش کنند؛ زیرا در برخی از روزها ممکن است دستگاه دچار ایرادات فنی باشد به طوری که نتوانید از آن استفاده کنید و یا برخی از کارمندانتان فراموش کرده باشند که اطلاعات ورود و خروجشان را در دستگاه حضور و غیاب ثبت کنند. دلایلی از این قبیل باعث می‌شود که وجود امکان ویرایش اطلاعات در دستگاه‌های حضور و غیاب از اهمیت ویژه‌ای برخوردار باشد.
8.استفاده هم‌زمان چندین دستگاه حضور و غیاب از یک نرم افزار
در سازمان‌های بزرگ که تعداد کارمندان آن‌ها بسیار زیاد است، برای جلوگیری از بروز هر گونه بی‌نظمی و ازدحام در ساعات ورود و خروج کارمندان از چندین دستگاه مختلف استفاده می‌کنند. نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز این قابلیت را دارد که به‌صورت هم‌زمان از چندین دستگاه حضور و غیاب پشتیبانی کند. همچنین این ویژگی برای شرکت‌هایی که دارای شعبه‌های مختلفی در سطح شهر هستند می‌تواند بسیار مفید باشد؛ زیرا اطلاعات مربوط به تردد کارمندانشان به صورت یک جا ذخیره می‌شود و مدیر مجموعه می‌تواند به راحتی به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.
9.امکان استفاده از اطلاعات دستگاه‌های حضور و غیاب در نرم افزارهای مالی
مدیران هر بخش می‌توانند به صورت روزانه یا ماهانه یک گزارش کامل از اطلاعات ذخیره شده در دستگاه‌های حضور و غیاب را دریافت کنند. این گزارش‌ها حاوی اطلاعات دقیقی در مورد ساعت‌های کاری، مرخصی‌ها و مأموریت‌های کارمندان است. همچنین این قابلیت به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا حقوق کارمندانشان را بر اساس ساعات کاریشان محاسبه و پرداخت کنند.
10.قابلیت به‌روزرسانی و پشتیبانی از نرم افزار
در حال حاضر بیشتر نرم افزارهای موجود در بازار مانند نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز قابلیت بروزرسانی دارند. بروزرسانی باعث رفع ایرادات امنیتی در نسخه اولیه نرم افزار می‌شود و این امکان را برای شما به وجود می‌آورد که با نسخه کامل‌تری از نرم افزار کار خود را ادامه دهید. همچنین به شما توصیه می‌کنیم در هنگام خرید نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز به خدمات پس از فروش نیز توجه داشته باشید؛ زیرا ممکن است در هنگام کار با نرم افزار دچار مشکلاتی شوید که خودتان به تنهایی قادر به حل آن‌ها نباشید. در این مواقع وجود پشتیبانی بیست وچهار ساعته می‌تواند به شما بسیار کمک کند.
تماس مستقیم
