امروزه سامانه حضور و غیاب آنلاین یکی از ضرورت های اصلی سازمان ها، شرکت ها و نهادهایی است که دارای نیروی انسانی نسبتاً زیادی هستند و به دنبال ایجاد انضباط و نظام ساختاری متناسب با فعالیت های آنها می باشند. مدیران سازمان ها به دنبال افزایش بهره وری و شناخت بهتر از مجموعه ای که در آن فعالیت می کنید به سیستم های به روز و همگام با فناوری نیاز دارند. یکی از ابتدایی ترین و اولین مسائلی که در یک سیستم یا شرکت و اثربخشی کارکنان و پرسنل موثر خواهد بود حضور غیاب آنلاین و داشتن سامانه ای است که به شیوه ای خودکار به ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان بپردازد.

امروزه جایگزینی روش های نوین به جای روش های سنتی حضور غیاب یکی از مسائل روشن سازمان ها به حساب می آید. یکی از اولین مزیت هایی که این نکته به بار خواهد آورد، رعایت اصل اعتدال و رعایت حقوق کارکنان و پرسنل سازمان است چرا که در گذشته ممکن بود با یک اشتباه انسانی و جزئی، حق و حقوق های زیادی جابجا می شد و بخشی از حقوق کارکنان یا پرسنل تضییع می شد.

مزیت های سامانه حضور و غیاب آنلاین

بهره گیری از یک سامانه حضور و غیاب آنلاین اولین دغدغه ای است که مدیر یا مسئول شرکت ها با آن مواجه هستند. این افراد به منظور افزایش بهره وری و کارایی به دنبال راهکارهای بهتر برای محاسبه ساعات کاری کارکنان هستند تا با استفاده از شناسه های منحصر به فرد اشخاص مختلف که به طور عمده اثر انگشت است، ورود و خروج آنها را در طول روز ثبت کرده و مورد کنترل قرار دهند. تشحیص اثر انگشت یکی از متداول ترین شیوه های مورد استفاده ی سامانه حضور غیاب است.

از مزیت های عمده ی استفاده از حضور و غیاب آنلاین می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- صحت و دقت شناسایی پرسنل و کارکنان: بدون شک ثبت اثر انگشت یک شخص و درج آن در لحظه ی ورود و خروج یکی از دقیق ترین ابزارهایی است که می تواند کارکنان را مورد شناسایی قرار دهد. این ویژگی هم به مدیران و هم به کارکنان اطمینان می دهد که به درستی شناسایی می شوند و هیچ خللی در کار آن ممکن نخواهد بود.

2- استفاده از تکنولوژی های نوین برای ثبت اطلاعات: سامانه حضور غیاب آنلاین به آخرین تکنولوژی های موجود در ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان مجهز است.

3- جلوگیری از اشتباهات سهوی یا تقلب: درج اثر انگشت امکان اشتباه انسانی یا تقلب را از افراد مختلف سلب می کرد.

4- صرفه جویی های مالی و زمانی: افزایش بهره وری و زمان اشتغال مفید کارکنان در یک سازمان یکی از مسائلی است که مدیران و مسئولین به دنبال آن هستند. حضور و غیاب آنلاین و درج ساعات ورود و خروج کارکنان در کمترین زمان ممکن با شناسایی اثر انگشت صورت می گیرد و همین مساله موجب صرفه جویی و افزایش بهره وری کارکنان در ساعاتی است که در شرکت مشغول به فعالیت هستند. کارکنانی که حس شغلی بهتری دارند بدون شک با انگیزه و اشتیاق بیشتری به فعالیت خود ادامه خوهند داد. سیستم های سنتی و آنلاین، نمایش درستی از بازده فعالیت ها نداشتند و زمان زیادی برای خروجی گرفتن صرف می شد که با ورود سامانه حضور و غیاب آنلاین این موانع به شیوه ای بهینه برطرف شد.

5- ایجاد مسئولیت پذیری بیشتر در کارکنان: اطمینان کارکنان از ثبت ساعات ورود و خروج به شیوه ای مدرن و بدون اشتباه موجب حس بهتر و ایجاد مسئولیت پذیری بیشتر در آنها خواهد شد.

اهمیت سامانه حضور و غیاب آنلاین

بدون شک قبل از بکارگیری سامانه های حضور و غیاب، اهمیت آن در امور مختلف و کارایی آن یکی از مسائلی است که باید مورد توجه قرار بگیرد. یکی از اصلی ترین اهداف سامانه حضور و غیاب به خصوص سامانه حضور و غیاب آنلاین بدون شک نظارت دقیق تر و ایجاد یک ثبات در ساعت کاری پرسنل است.در این سامانه در حقیقت امکانی در اختیار مدیران قرار می گیرد تا به شیوه ای اصولی در یک بازه ی زمانی نه چندان طولانی به آن دسترسی داشته باشند.

استفاده از بسترهای سخت افزاری و نرم افزاری که در سامانه حضور و غیاب آنلاین قرار می گیرد و فناروی های ایجاد شده در آن یکی از مهم ترین عناصر یک سامانه ی بروز و کارا است. استفاده از سیستم های کامپیوتری و نرم افزاری و بهینه در سامانه حضور و غیاب آنلاین موجب شده تا کاربرد آنها در سازمان های گوناگون بیشتر از سامانه های معمول و سنتی باشد.

بهره گیری از سامانه حضور و غیاب آنلاین و ابزارهای پیشرفته در حوزه ی فناوری اطلاعات یکی از بهترین پارامترهای مدیران در امور مختلف است. یکی از اموری که امروزه مدیران به آن ها نیاز پیدا خواهند کرد، گزارش گیری آنلاین و سریع به منظور بررسی امور مختلف است. سامانه حضور و غیاب آنلاین با استفاده از سیستم های گزارش گیری بر مبنای بانک های اطلاعاتی موجود امکاناتی را در اختیار مدیران قرار می دهند تا در کوتاه ترین زمان ممکن و با استفاده از چند کلیک ساده به اطلاعات زیادی دسترسی داشته باشند. گزارش گرفتن از آخرین وضعیت و ساعت کاری پرسنل در بازه ی زمانی مشخص، تعیین ساعات اضافه کاری و میزان آن در بازه های مختلف و فصول مختلف سال، شناسایی بیشترین بهره وری کارمندان با توجه به ساعات کاری روزانه، تعیین میزان دریافتی پرسنل براساس ساعت کاری در طول ماه و …

امکان مشاهده ی ساعات ورود و خروج توسط پرسنل و بررسی روزانه ی آن یکی از مزیت هایی است که موجب شفافیت بیشتر در مجموع ساعت های ثبت شده خواهد بود. یکی از مشکلاتی که در گذشته در سازمان های مختلف وجود داشت عدم شفافیت در ساعات ورود و خرج و میزان دریافتی هر یک از کارکنان بود. این مشکل با توجه به امکاناتی که سامانه حضور و غیاب آنلاین به ارمغان آورده به خوبی برطرف شده و به کلیه ی پرسنل از طریق درگاه های موجود و شیوه های گزارش گیری امکان می دهد تا فعالیت های خود را مشاهده کنند.

توسعه ی تکنولوژی های تشخیص عناصری نظیر چهره یا اثر انگشت در کشورهای مختلف موجب شده تا سامانه حضور و غیاب آنلاین با بیشتری سرعت و کمترین خطا بتواند ساعات ورود و خروج پرسنل را ثبت کند.