تاثیر نرم افزار‌های حضور و غیاب در افزایش بهره وری

شکی نیست که بهره‌وری ضامن موفقیت هر کسب و کاری است. یکی از بهترین روش ها برای افزایش بهره‌وری سازمان سرمایه‌گذاری روی ابزارهایی است که بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهند. از جمله این ابزارها می‌توان به نرم‌افزار‌های حضور و غیاب و کنترل تردد اشاره نمود. که با مدیریت زمان، کاهش وظایف اداری و کاهش خطای انسانی به بهبود بهره‌وری کمک می‌کنند. در این نوشتار درباره نحوه تأثیر نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد بر بهره‌وری سازمان‌های کوچک و بزرگ سخن خواهیم گفت.

کنترل طبیعت انسانی

در دنیای امروز، همه‌کس احساس می‌کند بیش از اندازه کار می‌کند و زیادی مشغول است. کارکنان، در صورتی که وسیله‌ای برای کنترل و مدیریت زمان نداشته باشد به‌راحتی ساعات کاری را نادیده می‌گیرند، دیر در محل کار حاضر می‌شوند، زود آن را ترک می‌کنند، ساعت ناهارشان را کش می‌دهند و زمان از دستشان در می‌رود. این جزئی از طبیعت انسان است. گاهی هم مشغله زیاد باعث می‌شود مدیران فرصتی برای کنترل و نظارت بر زمان کارکنان نداشته باشند. در هر صورت، عدم مدیریت زمان به کاهش بهره‌وری کارکنان و در نتیجه سازمان منجر می‌شود. اینجاست که نرم‌افزارهای حضور و غیاب برای نجات سازمان از راه می‌رسند.

برقراری نظم

در سازمان‌های بزرگ که کارکنان زیادی دارند، در صورت عدم وجود سیستم کنترل تردد، کارکنان به‌راحتی ممکن است نسبت به ساعات کاری بی‌توجهی کنند یا بیش از اندازه وقتشان را به استراحت بگذرانند. آنها فکر می‌کنند «۱۰ دقیقه می‌شینیم یه چایی می‌خوریم، آسمون که به زمین نمی‌رسه» اما اگر این ۱۰ دقیقه‌ها را در تعداد کارکنان و روزهای کاری سال ضرب کنیم عدد بزرگی به‌دست می‌آید که در واقع هزینه‌ای است که کارفرما پرداخت می‌کند. از آنجایی که ممکن است درک این تصویر بزرگتر برای تک‌تک افراد آسان نباشد، بهترین درمان این عادت استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب و سیستم‌ کنترل تردد است. به علاوه، اطلاعاتی که با استفاده از این نرم‌افزارها به دست می‌آید قابل‌اطمینان‌ترند و در نتیجه، انجام اقدامات انضباطی و تنبیهی بر اساس آنها موثرتر خواهد بود.

سهولت مدیریت زمان

هرجا سنجش و اندازه‌گیری وجود داشته باشد، نتایج هم بهبود می‌یابند. در بسیاری موارد، تنها دلیل اینکه کارکنان نمی‌توانند زمانشان را به شکلی موثر مدیریت کنند نبودن ابزاری است که استفاده از آن آسان باشد. به‌کاربردن جداول دستی یا فایلهای اکسلی چندان اثربخش نیست. برای اینکه کارکنان را وادار به مدیریت زمان و ملزم به رعایت ساعات کاری کنید به فرایندی ساده نیاز دارید.

حذف خطای انسانی و دزدی زمان

در بسیاری موارد، ثبت دستی ساعات حضور باعث ایجاد خطا و ضرر و زیان می‌شود. در کسب و کار مدرن، روش‌های قدیمی ثبت دستی جایی ندارند، به خصوص در مورد سازمان‌های در حال رشد. به جز خطاهای اجتناب‌ناپذیر، این سیستم‌ها و روش‌ها امکان جعل و دزدی زمان را فراهم می‌کند. دزدی زمان یکی از رایج‌ترین مشکلات مرتبط با مدیریت زمان کارکنان است که هزینه‌های زیادی برای کارفرما به دنبال دارد. اصلی‌ترین شکل دزدی زمان وقتی اتفاق می‌افتد که کارکنان به جای هم کارت می‌زنند. با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب بیومتریک یا سیستم کنترل تردد به‌راحتی می‌توانید این گزینه را از لطف‌هایی که دوستان به هم می‌کنند حذف کنید.

کاهش کاغذبازی

جمع‌آوری زمان ورود و خروج، برنامه‌ریزی جداول زمانبندی، ایجاد تغییرات، ویرایش، و تأیید ساعات کاری در هر ماه زمان زیادی از یک سازمان می‌گیرد. البته اگر بخواهید این کار را بدون استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب انجام دهید.

کاهش میزان غیبت

در کسب و کارهای کوچک، غیبت کارکنان بسیار مهم تلقی می‌شود. با این حال، این مسئله در کسب و کارهای بزرگ تأثیر بیشتری دارد،‌ چرا که رهگیری حضور و غیاب کارکنان دشوارتر و هزینه‌برتر است. پیاده‌سازی سیاست‌های مرتبط با حضور کارکنان نیز به همان اندازه در سازمان‌های بزرگ دشواری دارد و این دشواری می‌تواند باعث تأثیر معکوس و افزایش میزان غیبت کارکنان شود. اینجاست که نرم‌افزارهای حضور و غیاب به کمک کارفرما می‌آیند تا با وضع سیاستی محکم و روشن از میزان غیبت کارکنان بکاهد. وجود سیستمی یکپارچه و سراسری از یک سو کارکنان را تشویق می‌کند که از تأخیر اجتناب کنند و از سوی دیگر به آنان امکان می‌دهد برنامه کاری و درخواست‌های مرخصی خود را با سهولت بیشتری تنظیم کنند.

رهگیری بلادرنگ

نرم‌افزارهای حضور و غیاب به کارمند و کارفرما امکان می‌دهند بلافاصله و بدون تأخیر به سوابق ساعات حضور، زمان‌های ورود و خروج، مرخصی‌ها، کسرکارها و اضافه‌کارها دسترسی داشته باشد. از جمله فواید این ویژگی این است که در صورت وجود اشتباه یا مغایرت، مسئله بلافاصله از طریق فرایندهای مربوطه حل می‌شود و بنابراین در انتهای ماه و زمان پرداخت حقوق نیازی به صرف زمان بسیار برای حل مغایرت‌ها نخواهد بود. از سوی دیگر، مدیران یا تیم منابع انسانی می‌توانند به سادگی عملکرد کارکنان را کنترل کنند. به این ترتیب که به‌سادگی می‌توان از فهرست کارکنانی که اغلب زودتر از ساعت مقرر محل کار را ترک می‌کنند یا کسانی که بیشترین مرخصی یا کسر کار را داشته‌اند گزارش تهیه کرد.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد در سازمان‌های کوچک

امروزه، سازمان‌های بزرگ سرمایه‌گذاری زیادی روی انواع ابزارهای بهبود بهره‌وری کارکنان، از جمله نرم‌افزارهای حضور و غیاب، کنترل تردد، پرداخت حقوق، یا HRMS انجام می‌دهند که با کاهش کاغذبازی و صرفه‌جویی در زمان به بهبود بهره‌وری کمک می‌کنند. اما در کسب و کارهای کوچک، به دلیل تعداد کمتر کارکنان، همچنان در مورد اینکه آیا استفاده از این ابزارها با توجه به هزینه‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مفید خواهد بود یا نه تردید وجود دارد.

با کمی تأمل در موارد پیش‌گفته در مورد سیستم‌های حضور و غیاب و کنترل تردد مشخص می‌شود که بسیاری از آنها در مورد سازمان‌های کوچک نیز صادق‌اند. از سوی دیگر، در طول تاریخ، همواره جایگزینی روش‌های دستی انجام کار با تکنولوژی به پیشرفت منجر شده است. حتی در صورتی که سازمان کوچک مورد بحث یک استارتاپ باشد، امکان دسترسی به سوابق حضور و غیاب یک کارمند با یک کلیک برای مدیر بسیار سودمند خواهد بود. به علاوه، در یک سازمان کوچک در دست داشتن کنترل شرایط برای ایجاد بهره‌وری اهمیت بیشتری دارد، چرا که تأثیر تک‌تک کارکنان، به دلیل تعداد کمتر، در بهره‌وری بیشتر است.