سامانه حضور و غیاب شامل یک سری سخت افزار و نرم افزار است که می توانند به صورت هماهنگ با هم کار کنند و از این طریق بستری مناسب برای کنترل تردد، حضور و غیاب، میزان دستمزد و … را فراهم کنند. سامانه هایی که برای حضور و غیاب و کنترل تردد به کار می روند امروزه به کمک نرم افزار و تکنولوژی های متعدد بهینه شده اند و احتمال خطا یا آسیب به آن ها بسیار کم شده است. از این رو می توان گفت تقریباً تمامی ادارات و کارخانجات و هر شرکتی که تعداد کارمند زیادی دارند از این سامانه بهره می برند.

کاربرد سامانه حضور و غیاب یا Attendance system

همانطورکه از نام این سامانه پیداست، از این تکنولوژی برای بهبود عملکرد حضور و غیاب و کنترل تردد کارمندان و کارگران استفاده می شود. از این رو می توان آن را در هر شرکت یا اداره ای مورد استفاده قرار داد.

با توجه به این که نحوه ی محاسبه ی دستمزد یا حقوق کارگران و کارمندان بر اساس ساعات کاری آن ها تعیین می شود، استفاده از سامانه حضور و غیاب به بهتر شدن عملکرد این بخش منجر می شود و از تنش های احتمالی جلوگیری می کند.

کارخانجات، شرکت های بزرگ و ادارات دولتی دارای تعداد زیادی کارمند و کارگر هستند که روزانه باید در وقتی مقرر سر کار خود حاضر شوند. همچنین ممکن است هر کدام از این مؤسسات به اضافه کاری کارمندان خود نیز نیاز داشته باشند. از این رو سامانه حضور و غیاب به آن ها در این زمینه کمک شایانی می کند. همچنین کار زمان بر حضور و غیاب دستی یا نوشتاری و خطاهای آن را به مقدار زیادی کاهش می دهد.

نحوه کار سامانه حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب ممکن است به صورت حضوری یا اینترنتی (حضور و غیاب آنلاین) کار کند. در ادارات و شرکت هایی که کارمندان فعالیت های فیزیکی دارند، این سامانه ها با اتصال به بخش کنترل تردد در جلوی درب ورود و خروج افراد را بررسی و ثبت می کند. Attendance system دارای سخت افزاری است که از روش های مختلف مانند دریافت کد یا کارت پرسنلی یا روش های بیومتریک و تشخیص فردی، کار خود را انجام می دهد. بسته به نیاز ارگان، این دستگاه به بخش های دیگر نیز می تواند اتصال پیدا کند. به عنوان مثال می توان سامانه حضور و غیاب را ترکیبی از امور مالی مربوط به فرد و حضور و غیاب آن دانست. همچنین در این سامانه مأموریت، غیبت، اضافه کاری، مرخصی و مواردی از این قبیل نیز ثبت و در امور مالی دخالت داده می شوند. اکثر سامانه های حضور و غیاب جدید، به کمک نرم افزارهای مختلف و برنامه های کاربردی، میزان دستمزد افراد را بر اساس موارد مختلف تعیین می کنند.

امروزه به کمک اینترنت، بسیاری از کسب و کارها به صورت آنلاین و دورکاری انجام می گیرد و فعالیت های کارمند به صورت اینترنتی به دست مرکز مدیریتی می رسد. در این مواقع سامانه حضور و غیاب آنلاین این فعالیت را انجام می دهد.

این روش بسیار کارآمد است و می توان از آن در مأموریت های کارمندان نیز بهره برد.

در این موارد دستگاه حضور و غیاب که در ادارات مورد استفاده قرار می گیرد، به یک دستگاه هوشمند تحت اختیار فرد مانند گوشی موبایل یا لپ تاپ و کامپیوتر اتصال داده می شود و حضور فرد به صورت اینترنتی بررسی می شود.

امروزه سامانه حضور و غیاب بسیار پیشرفت کرده است و شرکت های بزرگ و مراکز امنیتی حتی برای باز شدن درب و عبور و مرور کارمندان خود از این سامانه ها استفاده می کنند تا علاوه بر حضور و غیاب، از ورود افراد متفرقه به بخش های خاص جلوگیری کنند.