با توجه به متنوع بودن دستگاه های حضور و غیاب در مدل و کاربرد آنها، قیمت های متفاوت و مزایا و معایب هر دستگاه، و اینکه چه نوع دستگاه حضور و غیابی برای فعالیت کسب و کار شما مناسب است موضوع مهمی است که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت.

با توجه به اینکه علم اقتصاد و کسب و کار دنیا گام به سمت اتوماسیون و مکانیزه شدن برداشته تا هرچه بیشتر از خطاهای انسانی بکاهد و همچنین سرعت عمل در انجام کارهای روزمره و مکررات را افزایش دهد ، از ابزارهایی در این مسیر استفاده می شود که هر کدام به نوبه خود می تواند در این مهم دخیل باشد . از اصلی ترین این موارد می توان به دستگاه کنترل ورود و خروج یا به اصطلاح دستگاه های حضور و غیاب نام برد. این دستگاه می تواند در اصلی ترین هدف خود ، نظم را به کسب و کار شما هدیه دهد.

با استفاده از دستگاه های کنترل تردد می توانید به راحتی تردد پرسنل یا افراد در یک شرکت ، کارخانه ، مدارس ، باشگاه و حتی کسب و کارهای کوچک تر را کنترل و ساماندهی کنید. از طرفی می توانید با ارتباط این دستگاه با نرم افزار حقوق و دستمزد با توجه به ترددهای ثبت شده پرسنل و محاسبه اضافه کار ، کسر کار ، غیبت ، مرخصی ، کسر حق بیمه ، حق ماموریت و … در زمان بسیار اندک میزان حقوق دریافتی ماهیانه پرسنل را محاسبه نمایید.

انواع دستگاه های حضور و غیاب

دستگاه های حضور و غیاب عموما به دو دسته تقسیم می شوند. در دسته اول تشخیص و احراز هویت افراد بوسیله کارت هوشمند انجام می شود. یکی از انواع کارت های هوشمند می توان به کارت های بدون تماس یا RFID Card اشاره نمود که می توان گفت استفاده از این دستگاه ها بدلیل پایین بودن ضریب امنیت، تقریبا منسوخ شده می باشد مگر در موارد خاص. دسته بعدی دستگاه هایی هستند که با پردازش عوامل بیولوژیکی مانند ( اثر انگشت، چهره و قرنیه چشم ) افراد را شناسایی و تردد آنها را ثبت می کنند که امروزه به دلیل امنیت،سرعت و دقت بالای دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک استفاده از انها برای تمامی شرکت ها و سازمان ها توصیه شده است. و در حال حاضر با توجه به شیوع ویروس کرونا استفاده از دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره و دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه مورد استقبال و استفاده قرار گرفته است.

در قدم اول باید دستگاه حضورغیاب را نسبت به شرایط و محیط کاری انتخاب نماییم.  با توجه به تجربه بدست آمده، در این حوزه مشاغل را به دو گروه اداری و صنعتی تقسیم می کنیم. در گروه اداری مانند ( شرکت ها ، مدارس ، باشگاه ها ، فروشگاه ها و دیگر مجموعه های مشابه ) با توجه به شرایط و محیط کاری ، اثر انگشت افراد کمتر در معرض از بین رفتن قرار می گیرند. برای این گروه از مشاغل می توان از تمامی مدل های دستگاه های حضوروغیاب استفاده نمود.

در مشاغل صنعتی بنا به محیط و شرایط کاری اثر انگشت پرسنل تحت تاثیر قرار گرفته مانند( معادن ، کارگاه های صنعتی ، مجموعه هایی که پرسنل آن بامواعد شوینده و شیمیایی در ارتباط هستندو مواردی از این قبیل ) و دیگر نمی توان از دستگاه های تشخیص هویت بوسیله اثر انگشت استفاده نمود و باید دیگر دستگاه های بیومتریک را انتخاب کرد.

امکانــات

نکته بعدی که باید در نظر گرفت امکانات دستگاه حضوروغیاب مانند تعداد پرسنل قابل تعریف در دستگاه ، تعداد تردد قابل ذخیره ، نحوه دریافت اطلاعات و تبادل آن با نرم افزار ، قابلیت ارتباط با درب های اتوماتیک و قفل های برقی ( Access Control ) و غیره  می باشد. بطور مثال بیمارستانی را در نظر بگیرید که تعداد پرسنل زیادی در آن مشغول به کار می باشند و بدلیل وسعت بیمارستان باید تعدادی دستگاه حضوروغیاب در مکان های مختلف نصب شود. با در نظر گرفتن این موارد دیگر دستگاهی که قابلیت تعریف 50 نفر پرسنل را دارد و یا نحوه تبادل اطلاعات آن با نرم افزار بصورت آفلاین و از طریف فلش می باشد مناسب نمی باشد.

مثال دیگر باشگاه ورزشی است که ضمن مشاهده تردد اعضا ، جلوگیری از ورود افرادی که قرارداد آنها به پایان رسیده و یا جزو اعضاء آن باشگاه نیستند، از اولویت بالایی برخورداد می باشد که با کمک امکان Access Control  دستگاه و ارتباط آن با گیت (Gate) به راحتی این موضوع را کنترل کرد.

گارانتی و پشتیبانی

اما یکی دیگر از از موارد کلیدی و حائز اهمیتی که می‌توان از آن نام برد، گارانتی و پشتیبانی محصولات و خدمات است. متأسفانه شرکتهای زیادی هستند که هدف اصلی آنها صرفأ فروش کالا است و هیچ اهمیت و ارزشی برای اعتماد مشتریان به آنها قائل نیستند و هنگام بوجود آمدن مشکلات احتمالی مسئولیتی را متقبل نخواهند شد غافل از آنکه فروش کالا و محصولات توسط مشتری به مشتری یکی از بهترین متدهای فروش در دنیا محسوب می شود و تنها راه رسیدن به آن پایبند بودن به تعهدات خواهد بود.