سیستم یا سامانه حضور و غیاب، مجموعه اقدامات استراتژیک است. حضور و غیاب از مباحث مهم در هر شرکتی هست. این سیستم جهت کنترل کارمندان و کاهش غیبت آن­ها مورد استفاده قرار گرفت. چنین سیستم این امکان را در اختیار مدیران یک شرکت قرار می­‌دهد تا رفت و آمد  کارمندان خود را به صورت لحظه‌­ای ثبت کنند. بنابراین وسیله از غیبت مداوم کارمندان به دلایل مختلف جلوگیری کنند.

به صورت معمول شیوه­‌های متنوعی برای مدیریت حضور و غیاب کارمندان استفاده می­‌شود. از جمله این شیوه‌­ها می­توان به ثبت زمان حضور کارمند بر روی برگه یا دفاتر مخصوص، ثبت کارت شناسایی، استفاده از پانچ کارت­ها و یا نرم افزار حضور غیاب اشاره کرد. در ادامه مطلب، آشنایی بهتری با نحوه مدیریت حضور و غیاب کارمندان پیدا خواهیم کرد. انواع سامانه حضور غیاب استفاده شده توسط شرکت­‌ها و دلایل استفاده از آن­ها را مورد بررسی قرار می‌­دهیم.

سیستم حضور و غیاب چگونه باعث کنترل رفتار کارمندان می‌­شود؟

امروزه تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مدیریت رفتار کارکنان خود و افزایش ساعات کاری مفید آن­ها به یک سیستم مدیریت عبور و مرور احتیاج دارند. زیرا این سیستم­‌ها بدون در نظر گرفتن نحوه اجرای خود، می‌توانند زمان دقیق حضور غیاب کارمندان را مطابق با استانداردهای مساعد و عادلانه قانون کار ثبت کنند.

بر این اساس از مهم‌ترین و اصلی‌ترین دلایل مدیریت رفتار کارکنان، به واسطه استفاده از سامانه حضور غیاب می­توان به موارد زیر اشاره کرد:

محاسبه ساعات کاری کارمندان با سیستم حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب این امکان را در اختیار مدیران یک شرکت قرار می‌دهد تا ساعت کاری کارمندان خود را دقیق محاسبه کند و بر رفتار و نحوه عملکرد آن­ها کنترل بیشتری داشته باشد. این امر زمانی که کارمندان به صورت ساعتی مشغول به‌کار هستند، اهمیت بسیار زیادی دارد. زیرا در این مواقع دستمزد کارمندان باید به صورت خیلی دقیق محاسبه شود و مدیر یک شرکت باید از زمان کاری و یا اضافه کاری کارمند خود مطلع باشد و بر اساس ساعت کاری، دستمزد را تعیین کند.

مشخص شدن میزان تعهد کاری کارمندان

از ­دیگر دلایل مدیریت رفتار کارکنان، به‌واسطه استفاده از سامانه حضور و غیاب می­توان به تشخیص میزان تعهدکاری کارمندان شرکت اشاره کر­د. بدین صورت که این سیستم این امکان را در اختیار مدیران یک شرکت قرار می­دهد تا نحوه کار کارمند، زمان حضور کارمند در محل کار و زمان خروج کارمند از محل کار را خیلی دقیق بررسی کنند و عملکرد او را بسنجند.

از طرف دیگر پیگیری میزان و نحوه کارکرد کارمندان و کارگران، وقت‌­شنایی و میزان تعهدکاری آن­ها را مشخص می­‌کند.

محاسبه تعداد روزهای کاری کارمندان

سامانه حضور و غیاب امکانات مختلفی را در اختیار مدیران شرکت­ها و صاحبان کسب‌­وکارهای قرار می­‌دهد. سیستم عبور و مرور تعداد روزهای کاری کارمندان و تعداد روزهای تعطیلی آن­ها را محاسبه می‌کند. زیرا پیاده‌­سازی سیاست کاری مشاغل باید به نحوی باشد که به کارمندان اجازه استفاده از تعداد مشخصی از روزهای تعطیل داده شود.

انواع سیستم­های مدیریت حضور و غیاب

امروزه انواع مختلفی از نرم­ افزار رفت و آمد وجود دارد. صاحبان کسب‌­وکارهای مختلف از آن­ها برای کنترل رفتار و بهبود عملکرد کارکنان خود استفاده می­‌کنند. از جمله این نرم‌­افزارها می­توان به موارد زیر اشاره کرد:

• نرم‌­افزار حضور و غیاب بیومتریک

به صورت کلی سیستم یا سامانه حضور و غیاب بیومتریک هویت کارکنان یک شرکت را تایید می­کند. بدین صورت که زمان ورود و خروج کارمندان را با استفاده از ویژگی­‌های بیولوژیکی نظیر اثر انگشت، چهره، کف دست یا حتی صدای فرد تایید می­­‌کند. به همین دلیل از امنیت بسیار بالایی برخورداراست.

علاوه بر این سیستم بیومتریک خیلی راحت با سیستم­‌های دیگر نظیر سیستم حسابداری، پرداخت حقوق و … متصل شود. به همین دلیل این سیستم می­تواند داده‌های خود را مانند یک گزارش شفاف ارائه دهد.

• نرم افزار ردیابی زمان وقفه

کارمندان بسیاری از سازمان­‌ها به ویژه کسب­‌وکارها به صورت دورکاری فعالیت می­‌کنند. این سازمانها از این سامانه حضور غیاب استفاده می­‌کنند. با استفاده از سیستم یا سامانه ردیابی زمان کارکنان شرکت مدیریت می‌شود. در طول روز چندین بار زمان ورود و خروج خود را با وارد و خارج شدن از نرم‌­افزار ثبت کنند.

اولین ورود کارمند به این نرم‌­افزارها به منزله ورود به محل کار است. پس از آن هر بار ورود و خروج از نرم افزار، به منزله استراحت در کار محسوب می­‌شود. فاصله زمانی بین هر بار ورود و خروج از نرم افزار نیز یک وقفه محسوب می­‌شود.

از نرم افزار ردیابی زمان وقفه، بیشتر در شرکت­هایی استفاده می‌­شود که زمان صرف شده برای انجام پروژه­‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است.

• نرم‌­افزار مدیریت رفت و آمد آنلاین

سیستم یا سامانه حضور غیاب آنلاین، نرم‌افزارهای مدیریت زمانی هستند. این نرم افزارها از فناوری فضای ابری برای دسترسی و ثبت زمان ورود و خروج کارمندان استفاده می‌­کنند. کارمندان یک شرکت با متصل‌ شدن به اینترنت، در هر مکانی که باشند، می­توانند به داده­‌های شخصی خود دست پیدا کنند و زمان ورود و خروج خود را ثبت کنند.

سیستم مدیریت عبور و مرور آنلاین در موارد زیادی کاربرد دارد. بخش عمده‌ای از نیروی کار به صورت دورکار فعالیت خود را انجام می­‌دهند. یا برخی کارمندان به عنوان نماینده فروش شرکت در خارج از کشور فعالیت می­‌کنند.