جذب نیروی کار مناسب در شرکت‌ها یکی از کلیدهای موفقیت آنهاست. همچنین حضور و غیاب پرسنل از جمله موارد کلیدی در یک شرکت است. براساس آمارها شرکت‌هایی که نیروی کار متنوعی دارند و به حضور و غیاب آنها اشراف دارند در مقایسه با رقبای خود 15 تا 35 درصد بهره‌وری بیشتری دارند. با این حال چرا مدیران از این گزینه استفاده نمی‌کنند؟ در واقع مشکل این است که اغلب شرکت‌ها ایده‌ای برای برنامه‌ریزی نیروی انسانی ندارند. به همین دلیل در مدیریت کارکنان موفق نخواند بود. برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار و بررسی وضعیت حضور و غیاب آنها در این زمینه، راهنمای شما خواهد بود.
برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار چیست؟
روند استخدام کارمندان یک سازمان تاثیر بسزایی بر مسیر پیشرفت کسب و کار دارد. ممکن است فردی که امروز بدون سابقه‌ی کار و به عنوان یک کارمند سطح پایین استخدام می‌کنید، زمانی تا بالاترین سطح مدیریتی پیشرفت کند. شاید روند استخدام چندان مهم به‌نظر نرسد، اما تاثیرات آن در پیشرفت شرکت در بلندمدت کاملا واضح خواهد بود. در واقع برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار، و بررسی حضور و غیاب و میزان همراهی کارمندان در سازمان، پروسه‌ای برای تصمیم‌گیری در خصوص استخدام هوشمند است. این شکل از استخدام به مدیریت اطمینان می‌دهد مجموعه‌ای از کارمندان با مهارت‌های مرتبط جذب شده‌اند.
مراحل برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار
ایجاد یک برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار نیازمند فراهم نمودن مقدماتی است. در این بخش به مراحلی که بایستی شرکت‌ها از آنها عبور کنند، می‌پردازیم:
-
ارزیابی اهداف، ماموریت‌ها و چشم انداز شرکت
برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار در واقع فرآیند استخدام با چشم‌اندازی بلندمدت است. آینده‌ی هر شرکتی را اهداف، ماموریت‌ها و چشم انداز مدیران می‌سازند. بنابراین در گام نخست باید با رؤسا و مدیران بخش‌های مختلف مشورت کنید. تا متوجه شوید مدیران آینده‌ی شرکت را چگونه می‌بینند و چه اهدافی برای ارتقای آن دارند؛ هر رهبر یا مدیری برای دستیابی به اهداف خود با چه موانعی روبروست؟ سپس لیستی از ایده‌هایی که برای حل این مشکلات می‌تواند موثر باشد، تهیه کنید. همچنین طی این مراحل نیز میزان مشارت و حضور و غیاب افراد سازمان در این فرآیند مشخص می‌شود. این کار را برای هر رده‌ی شغلی انجام دهید و در ادامه مشخص کنید که هرنقش چگونه دررسیدن به اهداف و چشم انداز موثر بوده‌است.
-
شکاف‌های موجود در نیروی کار را شناسایی کنید
پیش از برنامه‌ریزی لازم است دانش، مهارت و توانایی‌های افراد را محک بزنید و تحلیل جامعی از نیروی کار فعلی داشته باشید. در نتیجه دیگر افرادی با همان دانش مهارت‌ها و توانایی‌هایی که در گروه در اختیار دارید استخدام نخواهید کرد. از روشهای زیر می‌توانید برای ارزیابی پرسنل موجود استفاده کنید:
-
شبیه سازی و اجرای آزمون‌های مهارت‌های شغلی را اجرا کنید.
-
وضعیت مدیریت آزاد (بدون مدیر) را اجرا کنید و بازخوردها را ثبت کنید.
-
با مشتریان و سایر ذینفعان خارجی در تماس باشید و بازخورد آنان را گزارش دهید.
-
استفاده از روشهای بررسی حضور و غیاب کارکنان در طرح‌های فعلی شرکت
این شکل از ارزیابی علاوه بر اینکه وضعیت را روشن‌تر می‌سازد، پتانسیل‌های هر عضو را بهتر آشکار می‌کند. همچمین میزان حضور و غیاب کارکنان را در این فرایند نیز مشخص می‌سازد، در نهایت شکاف مهارتی در نیروی کار را شناسایی خواهید کرد. در این وضعیت شما باید تعیین کنید که آیا آموزش مجدد به نیروی موجود راه حل مناسب‌تری است؟ یا اینکه نیاز به استخدام و جایگزینی برای پرکردن این شکاف خواهید داشت. مسئله‌ی دیگر، پیشبینی همین وضعیت برای آینده‌ی شرکت است. شما باید با برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار و استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب، شکاف‌های مهارتی را که ممکن است درآینده به وجودآید، از همین امروز پر کنید. ابتدا درک کنید که صنعت یا شغل شما در آینده دچار چه تحولاتی می‌شود و چه نیازهایی پیدا می‌کند؟ در نتیجه در خصوص مهارت‌هایی که در سال‌های آینده نیاز خواهد بود، ایده‌های بهتری پیدا می‌کنید.
-
مشورت با ذینفعان (stakeholders)
زمانی که نیروی جدید جذب شرکت می‌شود، دو گروه از افراد تحت تاثیر قرار می‌گیرند. گروه اول ذینفعان داخلی یا همان مدیران بخش‌ها، مدیران اجرایی، مدیران پروژه، مدیران استخدام، سرپرستان تیم‌ها و دیگر پرسنل هستند. اما گروه دوم، ذینفعان خارجی هستند؛ مشتریان، تأمین کنندگان، شرکای تجاری، شرکای بانکی، تولیدکنندگان، آژانس‌های خارجی، مشاوران، دولت و.. شامل این گروه می‌شوند.
در طول برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار باید این مسئله را مد نظر داشته باشید که ذینفعان چگونه بر نیرویی که استخدام می‌کنید، تاثیرگذارند. آنها چه انتظاراتی از نیروی جدید دارند؟ لازم است که با این افراد مشورت کنید؛ و ارتباط بین نقش‌های جدید و همه‌ی ذینفعان را روشن کنید.
-
مراحل استخدام و حضور و غیاب را اتوماتیک کنید
مطالعات نشان می‌دهد فناوری هوش مصنوعی در اتوماسیون استخدام بیش از نیمی از زمان استخدام را کوتاه‌تر می‌کند. کاهش تعصبات، افزایش دقت در استخدام و کاهش هزینه‌ها از مزایای استفاده از فناوری هوش مصنوعی در اتوماسیون استخدام است. بنابراین پیش از برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار، از فناوری‌های نوین استفاده کنید تا روند استخدام موثرتر و سریع‌تری داشته باشید. سیستم‌هایی نظیر سامانه حضور و غیاب، دستگاه‌های بیومتریک و انواع دستگاه تشخیص چهره بخشی از فناوری‌های روز برای کمک به سازمان‌ها و ادارات هستند.
-
سیاست و برنامه های حضور و غیاب کنونی را اصلاح کنید
سیاست‌ها و برنامه‌ریزی‌هایی که منسوخ شده‌اند، دیگر پاسخگوی شرایط حال نیستند. تا زمانی که این برنامه‌ها اصلاح نشوند، تلاش‌های نیروی انسانی هیچ دردی را دوا نخواهد کرد. ابتدا این چهارچوب‌های موجود در نیروی انسانی را تغییر دهید. سپس برنامه‌ریزی استراتژی نیروی کار را پیاده‌سازی کنید.
-
مطابق با فرهنگ شرکت خود استخدام کنید
اغلب مدیران معتقدند همسو بودن و سازگاری نیروی کاندید با فرهنگ شرکت بسیار مهم‌تر از سایر صلاحیت‌های اوست. کارکنانی که با وجود صلاحیت‌های لازم، سازگاری چندانی با فرهنگ شرکت ندارند، پس از مدت کوتاهی، شرکت را ترک می‌کنند. واقعیت این است که نمی‌توان بدون در نظر گرفتن فرهنگ شرکت، برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار را با موفقیت اجرا نمود. کاندیدا نه‌تنها باید با فرهنگ شرکت همسو باشد. بلکه روحیه‌ی انعطاف‌پذیری برای سازگاری با تغییرات آینده را هم داشته باشد.
روند برنامه‌ریزی حضور و غیاب نیروی کار را در صورت نیاز اصلاح کنید
در حین اجرا و توسعه‌ی برنامه‌ریزی‌های نیروی کار خود، باید عملکرد، بازدهی و بازخوردها را بطور مداوم یادداشت کنید. برای ثبت وضعیت می‌توانید از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که دارای قابلیت تجزیه و تحلیل کیفیت استراتژی استخدام باشد. به این ترتیب با بررسی نتایج در نهایت می‌توانید اصلاحات خود را روی برنامه‌ریزی بعدی اعمال کنید.
در بخش بعدی از همین مقالات به بررسی مزایا و برتری‌های داشتن یک برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار برای استخدام در سازمان می‌پردازیم:
منابع:
https://talenx.io/2020/11/22/7-steps-for-successful-strategic-workforce-planning/